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【深度热点】科研汪教你如何使用文献管理器Endnote

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2019-03-27 16:17
来源:实验与分析
小哲子
453

  市面上文献管理软件那么多,哪一款好用呢?如何使用呢?要解决这些疑问,看看我们的作者是怎么说,好啦,跟着我们的作者开启今天的学习之旅吧。

  现在应用比较广泛的文献管理软件有Endnote, Mendeley, Zotero,NoteExpress 和 NoteFirst,这些文献管理软件从功能上各有特色,孰好孰坏我们不做评论,今天我们只讲常用的 Endnote文献管理器。

  EndNote想必大家或多或少都有听说过,它类似Mathtype一样,是与微软Word兼容的一款即用即插的参考文献管理软件,最典型的就是它的 CWYW功能:cite while youwrite。在写论文的时候,想在正文中某一处导入你想引用的参考文献,则直接从你自己建立的EndNote图书馆里导出即可。

  它最方便之处就是:

  1.插入文献后会在文章里生成引注(citation)。

  2.在文章的末尾自动生成参考文献(bibliography),并按照你插入的文献顺序自动生成序号。

  3.如果你在某篇文献前突然想再插入一篇或几篇文献,它会自动帮你更改文章末的文献序号。总之,它就是帮你很好的管理你的参考文献,避免你自己管理带来的诸多错误与麻烦。

  简化的使用方法

  安装

  软件安装按照安装说明一步步装就好了,不做详解。这里提醒一下:

  endnote是美国某个公司是针对微软Word研发的一个软件,所以,安装了Microsoft Word和WPS的还是有所不同的。

  软件界面简单介绍:

  此界面一共分为四个部分:导航区、搜索区、浏览区和信息区。

  导入参考文献

  参考文献的导入,我在这里分为两种情况:一种是导入全文,方便在平时科研中对你阅读过的文献做笔记和管理;另一种就是写毕业论文的时候经常用到的CWYW功能,即只导入参考文献的摘要信息,例如作者、年份、出版社、期刊、卷、页数等等这些内容。

  1.导入全文

  导入全文的前提是你要下载到这篇文献的全文,Endnote提供在线搜索下载的功能。

  2.仅导入摘要信息

  在写绪论之类的时候,会“引用”一些他人的论文,包括他引用的参考文献。通常这个时候我们并不需要去查看他所引用的参考文献的全文,只要在网上找到该篇文献的摘要信息,下载下来即可。即所谓的仅导入摘要信息。

  在Word插入参考文献

  这是重点,也是最麻烦的地方。它决定了你Word正文里文献引注的格式、文章末的参考文献的格式等。

  1.首先简要介绍下Word里endnote选项卡的几项功能:

  图中的①处为插入参考文献按钮,当想要在文章某处插入文献时,把光标定位在该处,再点击①处按钮即可。

  ②处为选择该篇文档的参考文献的显示风格,例如,有些期刊的参考文献要求作者的人名缩写格式、文章作者超过三个则以“.等”来代替、参考文献末是否需要以“.”结尾等等。Endnote软件自备了许多外文著名期刊的文献格式,例如IEEE、Nature等等。可根据自己所投期刊的要求或论文要求进行选择和修改。

  ③处为设置文章末尾处参考文献的格式,例如字体大小,空格符等等。

  2.style的建立

  在建立参考文献的style时,首先从网上下载了这两个东西:

  也可以根据各自的要求在它们的基础上修改。他们是按着国家标准7714形成的一个style,它基本能满足一般论文要求。 numeric版本是参考文献按顺序编制的,author-year版本是按作者和年份编制的。

  提醒一下,用了endnote即写即插功能之后,会发现Word运行得很慢,这是因为Word自动校对文字拼写错误导致的,解决办法就是点击 Word左上角的图标,选择“Word选项”→“校对”→“在Word中更正拼写和语法时”把这一栏下的所有勾去掉,如图所示:

  最后你写完论文形成终稿时,选择“convert to plaintext”则它就自动把参考文献生产txt的格式,从而避免你拿去打印店打印时发现打印的那台机子上没有装endnote而出现错误信息等。

  接下来,

  就看看我们的作者是如何使用文献管理器endnote的吧,

  别眨眼!开始啦~

点击观看视频

  注:当endnote数据库中没有你想要的期刊时,可以在下述网站输入期刊名字点击reseach即可。

  https://endnote.com/downloads/styles/?wpv_post_search=material+letter&wpv_aux_current_post_id=12829&wpv_view_count=12764-TCPID12829

  常见问题解析

  1.如果从知网或其他导入参考文献后,打开endnote的import 的file显示的是灰色怎么办?

  解答:需要从新建libarary,然后从新导入。

  2.所有问题都解决不了

  解答:从新安装endnote。

  3.修改或者新建的outputstyle其实是保存了的,只不过它没有放在你安装的endnote的文件夹中,他在C盘其他的位置,建议改一下他默认保存位置

  解答:

  (1)EndNote X7不能将修改后的格式文件保存在原始文件夹(即EndNote X7安装目录下的Styles文件夹)下面。放在其它的位置就可以了,如C:\Users\Administrator\Documents\EndNote

  (2)可以修改自定义outputstyle保存位置,首先打开你的endnote点击edit-进入preferenc-然后点击fold location,将style fold修改为E:\program files\EndnoteStyles(其它文件夹也可以,只要不是原始文件夹即可)

  4.使用权限,使用时间只有30天怎么办?

  解答:

  (1)联网到官网上购买正版,使用权限的 key,可以三个人合买一个码,可以安装三台电脑。

  (2)每个30天就重新安装一次。

  (3)网上下载破解版的,记得先安装正常的,然后解压破解方法的文档,点击解压后的endnote程序,然后,就重新打开这个程序就行了。

  5.Endnote生成的中英文混排参考文献中“等”与“et al”的处理

  解答:相信有很多科研工作者在管理参考文献、写论文时选用了Endnote作为首选参考文献管理软件。Endnote的功能强大,但是只能较好处理英文文献,处理因语言不同而在形式上有所不同的多语言混排参考文献时效果不是很理想。

  在中国,最广泛使用的参考文献著录格式就是GB/T 7714 《文后参考文献著录规则》国家标准,目前使用的是2005版。在此国家标准里,对中文文献和英文文献的著录形式的规定大致相同,但在表示省略多于1个(文内引用)或多于3个(文后参考文献)主要责任者(作者、编者)时,中文文献要求使用“等”,而英文文献要求使用“et al”。在Endnote里,只能使用一种语言,就是说“等”和“et al”只能取其一。

  这是软件的设计问题,我们没法更改,除非Endnote在新的版本中有所改变。目前我们只能使用其他方法来解决这一问题。目前微软公司出品的Microsoft Office Word使用较广泛,就以此为例说明如何处理这个问题。

  (1)设置Endnote的Style

  将Endnote的Sytle设置成符合GB/T 7714 《文后参考文献著录规则》的Style。EndnoteX3已经提供了Chinese Std GBT7714(author-year).ens和Chinese StdGBT7714 (numeric).ens,分别对应著者-出版年制和顺序编码制。但是这两个自带的style都不能完全满足国家标准的要求,需要自己在此基础上自定义。各位可以到以下链接下载文件,分别是GB/T 7714 《文后参考文献著录规则》的PDF文件、著者-出版年制的ens文件和顺序编码制的ens文件。

  将这两个ens文件复制到Endnote X3的程序文件夹中的“Style”文件夹下,而后在“Bibliographic Output Style”选框中选中这两个Style。

  (2)格式化参考文献

  在Word文档里,在Endnote菜单(Word 2003)或选项卡(Word 2007)中,选择Style,再点“Update Citations andBibliography”,格式化参考文献。

  (3)转换域为文本

  当所有编辑工作均完成后,点击“Convert Citations andBibliography”中的“Convert to Plain Text”,Endnote会跳出一消息框询问,点“确定”即可,这将生成一个新的文档,将其保存。此时这个新文档里的文内引用和文后参考文献均为普通文本而不是域了。

  (4)查找-替换

  在Word里按Ctrl+H调出替换对话框。

  如果初始状态为“等”,替换步骤如下:

  第一步,在“查找内容”中输入“^$等”,在“替换为”中输入“^&et al”(注意我在这里设定“^&”后有两个半角空格),点“全部替换”。

  第二步,在“查找内容”中输入“等 et al” (注意这里“等”后有两个半角空格),在“替换为”中输入“ et al”(注意在“et”之前有一个半角空格。如果需要“et al”为斜体,在输入后将“et al”选中后按Ctrl+I设为斜体。),点“全部替换”。

  至此,英文参考文献的“等”就被替换为“et al”了。

  以上步骤同时适用于著者-出版年制的ens文件和顺序编码制的ens文件。在著者-出版年制情况下,文内引用中的“等”与“et al”也会同时处理完毕。

  如果初始状态为“et al”,替换步骤如下:

  设定初始状况为“, etal”的情况,即所有文献的主要责任者列表后为“半角逗号+半角空格+et+半角空格+al”。在半角逗号前的主要责任者列表,所有中文文献为汉字,其他语言文字为英文字母。在Word里按Ctrl+H调出替换对话框,替换步骤如下。

  第一步,在“查找内容”中输入“^$, et al”,在“替换为”中输入“^&, 等”(注意“等”和“et al”之前都有1个半角空格),点“全部替换”。

  第二步,在“查找内容”中输入“, et al”,在“替换为”中输入“, 等”(注意“等”和“etal”之前都有1个半角空格),点“全部替换”。

  第三步,在“查找内容”中输入“, 等, 等”,在“替换为”中输入“, et al”(注意“等”和“et al”之前都有1个半角空格),点“全部替换”。如果需要“et al”为斜体,在“替换为”框中选中“et al”后按一下ctrl +I即可。

  6.如何自动导入PDF文档?

  解答:

  (1)Endnote自动导入功能使用前,需要先指定一个文件夹,指定之后以后只要此文件新增新的PDF文档,便会自动的导入到Endnote中。所以先在自动喜欢的盘中新建一个文件夹,以在F盘建立一个“自动导入PDF”的文件夹为例。

  步骤1.接着打开Endnote X7软件,点击菜单栏中的Edit,选择下面的Preferences;

  步骤2.在弹出的的对话框中选择PDF handling选项,然后在对话框的右边将Enable automaticimporting前的勾选上;

  步骤3.此时会自动弹出一个对话框,找到之前我们在F盘建立的“自动导入PDF”的文件夹,点击确定即可,然后关闭Endnote软件;

  步骤4.当我们在“自动导入PDF”的文件夹放入一个PDF文档后;

  步骤5.打开Endnote软件,可以看见放入“自动导入PDF”文件夹的PDF文档自动的导入到了Endnote中了;

  步骤6.注意有时间自动导入的PDF文件无法显示详细的信息,此时只要根据之前发布的《Endnote技巧解决导入文件信息无法显示》就可以解决这个问题了。

  7.页码不连续的问题?

  解答:

  英文:例如:25-30-117,导入后需要手动改为:中文的格式25-30-117,或是用查找替换更改。

  8..CAJ格式,学位论文,会议论文的文献如何导入endnote?

  解答:

  (1)在知网导出文献,选择endnote格式;

  (2)复制到剪贴板;

  (3)选择新建TXT,文件夹;

  (4)进入import,file,选择新建的txt文件夹;

  (5)选择【endnote import】、【Chinese simple GB2312】导入就ok。

  你学会了吗?

  关于文献管理器endnote,

  你还有哪些疑问呢?

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